Haugentunet Sameie
Styremøte 28. april 2024
Protokoll, styremøte 28.04.2024
Haugentunet Sameie
Sted: Haugentunet 12A, 3560 Hemsedal
Styremedlemmer til stede:Anita Pettersen, Oskar Sunde, Hilde Dahl, Reidar Arthur Woldengen
Tidspunkt: 28.04.2024 kl: 17:00 - 20:00
2024-10 - Ferdig attest
Haugentunet Sameie har fremdeles ikke fått ferdigattest.
Notat:
Haugentunet Sameie har nå ferdigstillt jobben med ferdigattest og oversendt den til Hemsedal kommune. Styret har purret flere ganger til kommunen for å få svar på hvor saken vedr ferdigattest står uten å få noen tilbakemelding. I tillegg har nå kommunen sluttet å svare på våre henvendelser.
2024-02 - Vedlikeholdsplan for Haugentunet Sameie
Legge opp en plan for vedlikehold av alle 4 byggene.
Notat:
Maler skal komme tilbake i løpet av mai for å ferdigstille jobben med Bygg2 og Bygg5.
Det planlegges en vedlikeholdsplan for alle 4 byggene, og Bygg3 og Bygg4 vil bli de neste byggene som skal rehabiliteres.
2024-07 - El-bil lading
Oppstart og gjennomføring av el-bil lading i garasjen
Notat:
El-bil lading er nå ferdig installert og alle som har installert lader har fått mail fra Bruse på hvordan laderen skal tas ibruk.
Faktura fra Bruse på infrastruktur som er installert i garasjen vil som bestemt på tidligere årsmøte bli fordelt på alle seksjonseiere. Beløpet pr seksjonseier vil bli fordelt på 2 mnd.
2024-09 - Brann, alarm og batteri
Alarm blir stadig utløst i Bygg4.
Notat:
For å tilbakestille summing fra alarmsentral skal det trykkes på knapp "Avstill summer".
Da kan det i etterkant sjekkes hvor feilen har oppstått.
2024-06 - Årsmøte for året 2023
Forberede årsmøte.
Notat:
Styret er i full gang med forberedelse av årsmøtet. Årsmøte avholdes 24. mai og på skolen slik som ifjor.
2023-14 - Søppel
Søppelhåndtering
Notat:
Hemsedal kommune har nå bestemt at den nye skolens avfallspunkt skal plasseres ved vår innkjøring, men på kommunens tomt. Da er de avhengig av å kjøre på vår tomt for å få tømt molokk. Kommunen har samtidig foreslått at sameiets søppelhåndtering blir lagt ved siden av, men på kommunens tomt.
Haugentunet Sameie har godkjent kommunens forslag med et forbehold som må innfris av kommunen. Dette har vi ikke fått noe tilbakemelding på fra kommunens side.
2024-15 - Vaktmester
Skal Haugentunet Sameie ansette en vaktmester ?
Notat:
Hvis ikke flere av beboere her på Haugentunet er villig til å bidra, blir vi nødt til å ansette en vaktmester. Dette vil medføre at fellesutgifter vil øke med 3 til 400 kroner pr mnd pr boenhet.
2024-16 - Hundegård
Styreleder ønsker å diskutere om det skal være en hundegård i Sameie.
Notat:
Det har kommet et ønske fra en beboer om å lage en hundegård på sameie sin eiendom.
Styret henviser til Hemsedal hundepark som kan benyttes.
2024-03 - Dugnad vår 2024
Planlegge dugnad
Notat:
Dugnad vil bli torsdag 6. juni fra klokken 17:00 og utover kvelden.
Oscar vil lage en liste over hva som skal gjøres og vil delegere oppgavene til fremmøtte.
Det er viktig at ingen bare tar seg tilrette, men blir tildelt jobb av Oscar.
På den måten har styret oversikt over hva som gjøres på dugnaden.
-----------------------------------oooooooo--------------------------------------
Protokoll, styremøte 22.02.2024
Haugentunet Sameie
Sted: På teams
Styremedlemmer til stede:Anita Pettersen, Oskar Sunde, Hilde Dahl, Reidar Woldengen
Tidspunkt: 22.02.2024 kl: 18:00 - 20:00
Notat: 2024-06 - Årsmøte for 2023
Årsmøte blir 24. mai 2024 klokken 18:00 på skolen. Forslag til saker til årsmøte må være styret ihende senest 18. april 2024. Bruk gjerne postkassen. Styret gjør oppmerksom på at det er styret som bestemmer hvilke saker som kommer på agendaen til årsmøte.
2024-07 - El-bil lading
Notat: Styret har hatt kontakt med Bruse for å få en forklaring på hvorfor ferdigstillelse tar så lang tid . Årsaken er iflg Bruse problemer med underleverandør som skal gjøre dette arbeidet.
2024-08 - P- parkering
Notat: Alle må lese vedtekter/ordensregler og deretter følge det som står der.
Alle må holde seg innenfor "sin" parkeringsplass.
2024-10 - Ferdig attest
Notat: Ferdig attest ligger nå hos kommunen, men vi purrer ukentlig for å få fortgang på dette.
2024-12 - Ev.
Notat: Ved snøfall er det fint om alle biler som er parkert ute blir midlertidig flyttet til der søppel konteiner står. På den måten får vi ryddet plassen for snø.
2024-11 - Søppel / garasje/ benk
Notat: Vi er fortsatt ikke flinke nok til å sortere avfall. Alle må bli mer bevisst på sortering av avfall da styret ofte må "rydde" opp i papp og plastikk.
-----------------------------------------O----------------------------------------------------
Protokoll, styremøte 10.01.2024
Haugentunet Sameie
Sted: teams
Styremedlemmer til stede:Anita Pettersen, Oskar Sunde, Hilde Dahl, Reidar Arthur Woldengen
Tidspunkt: 10.01.2024 kl: 17:00 - 19:00
2022-38 - Ferdigattest
Notat:
Styreleder har purret kommunen mange ganger uten å få noen form for tilbakemelding. Torbjørn Ålrust som har stått for byggingen av leilighetene våre har også purret kommunen vedr ferdigattesten.
2022-33 - El-bil lading
Sameiet Haugentunet må ha elbil-lading?
Notat:
Bruse har gitt beskjed om at oppstart vil bli i slutten av januar vedr arbeid med infrastruktur i garasjen.
Betaling for dette vil ikke gå via fellesutgifter, men via faktura som blir sendt ut via vår regnskapsfører.
Faktura for dette blir sendt ut så fort Haugentunet Sameie har fått faktura på jobben fra Bruse. Denne blir delt på to avdrag. Første faktura regner vi med kommer i mars/april.
2023-05 - Rehabilitering av bygg 2 og bygg 5
Bygg 2 og 5 trenger og beises.
Lekter på veranda på bygg 2 og 5 skal fjernes av malerfirma.
Sota film på glassvegg.
Notat:
Malerfirma er ikke ferdig med jobben ennå. Dette skyldes mye dårlig vær ifjor sommer.
Malerfirma har lovet å komme tilbake til våren for å gjøre ferdig jobben.
Når det gjelder sota glass på veranda er det valgfritt, men Styret har en fargeprøve på fargen som skal brukes. Ta kontakt med Hilde i 12A hvis du vil ha sota glass på verandaen din.
2023-14 - Søppel
Søppelhåndtering
Notat:
Vi venter på tilbakemelding fra kommunen vedr samarbeid av søppelhåndtering.
2024-01 - Årsmøte 2023
Planlegge årsmøte
Notat:
Vår regnskapsfører har sendt mail vedr bistand til årsmøte. Det skal vi benytte oss av.
To personer i styret er på valg i år. Forslag til nye styremedlemmer legges i postkassa til Styret. Vi gjør oppmerksom på at personer som foreslås til styret må spørres om de er villige til å være med i styret.
Årsmøte satser vi på blir i mai. Saker som ønskes tatt opp på årsmøte må være sendt til Styret før 15. mars.
2024-02 - Vedlikeholdsplan for Haugentunet Sameie
Legge opp en plan for vedlikehold av alle 4 byggene.
Notat:
Styret jobber med å lage en vedlikeholdsplan for byggene våre. For å gjennomføre dette trenger vi ekstern hjelp. Kort fortalt skal en vedlikeholdsplan inneholde planer for hva som må vedlikeholdes og finansiering av dette som går mange år fram i tid.
2024-04 - Gass
Økning av pris på gass.
Notat:
Prisen på gass øker med 0,29 pr kg eks mva fra 1. februar.
Spørsmål vedr gass/gassovn besvares av Reidar Woldengen telefon 91657100.
2024-03 - Dugnad vår 2024
Planlegge dugnad
Notat:
Dugnad vil bli avholdt så fort snøen forsvinner. Forslag til hva som skal/bør gjøres legges i postkassa til styret.
2024-05 - Økning av pris fra Bruse
Det blir økning fra 1.mars.
Notat:
Bruse vil øke avgiften med NOK 30,00 på TV/Bredbånd fra 1. mars
Protokoll, styremøte 29.08.2023
Haugentunet Sameie Sted: På teams
Styremedlemmer til stede:Anita Pettersen, Oskar Sunde, Hilde Dahl, Reidar Arthur Woldengen
Tidspunkt: 29.08.2023 kl: 19:00 - 21:00
2022-38 - Ferdigattest
Møteforberedende notat: Status ferdigattest. Hvor stopper dette opp nå ? Anita innhenter status for oppdatering på styremøte.
Notat: Alle papirer skal nå være klare. Det som gjenstår nå er at kommunen skal gå igjennom og godkjenne ferdigattesten.
2022-33 - El-bil lading
Sameiet Haugentunet må ha elbilading?
Møteforberedende notat: Det ser ut til at Bruse bare utsetter igangsetting. Hva gjør vi med dette? Reidar innhenter status for oppdatering på styremøte.
Notat: Styret har hatt kontakt med Bruse. Alt klart fra Bruse sin side og de har alt utstyr som skal inn i garasjen vår. Bruse har også kontaktet Elektroteam som nå kan begynne på jobben. Bruse gir beskjed tilbake til oss når ElektroTeam kan begynne på jobben.
2023-05 - Rehabilitering av bygg 2 og bygg 5
Bygg 2 og 5 trenger og beises. Lekter på veranda på bygg 2 og 5 skal fjernes av malerfirma. Sota film på glassvegg.
Møteforberedende notat: Status maling/beising av bygg 2 og 5. Utskifting av treverk og fjerning av lekter kan vel gjøres tross regnvær. Anita innhenter status for oppdatering på styremøte.
Notat: Alt har blitt veldig forsinket pga det dårlige været vi har hatt i sommer, men iflg YR ser det ut til at været blir bedre nå. Malerfirmaet kommer nå med flere malere slik at de skal få ferdigstilt jobben så fort som mulig. Det er veldig mye treverk som er råttent på bygg2 og 5. Dette vil medføre mer kostnader enn beregnet.
2023-11 - Ny lekkasje i garasje
På grunn av snøsmelting har vi fått lekkasje i garasjen pånytt.
Møteforberedende notat: Utbygger lovet nedgraving av en kum utenfor bygg4. I tillegg sette istand sluserom i bygg4. Hva er status her ?
Notat: Styret tar kontakt med utbygger for å få jobben gjort.
2023-14 - Søppelhåndtering
Møteforberedende notat: Vi må forberede nedgraving av molok. Reidar, fikk du ringt kommunen angående dette ? Fint hvis vi får en status på dette på styremøtet.
Notat: Når det gjelder søppelhåndtering, lar vi dette bero inntil kommunen er ferdig med bruk av området mot skolen.
2022-50 - Smekklås på ytterdør bygg4.
Bygg 2 og 3 og 5 har smekklås. Dette må bygg4 ha også.
Møteforberedende notat: Hvor langt har vi kommet på dette ? Hilde innhenter status for oppdatering på styremøte.
Notat: Styret undersøker om vi kan kjøpe smekklås og gjøre denne jobben selv.
2023-15 - Utelys virker ikke
Møteforberedende notat: Utelys sluttet å virke sist vinter.
Notat: Styret er klar over at utelys ikke virker. Dette vil bli reparert i uke 36.
2023-16 - Vedtekter og ordensregler
Pga klager må styret minne om det som står skrevet i vedtekter og ordensregler.
Møteforberedende notat: Da det har kommet klager fra beboere på saker og utstyr som er lagret utenfor bod og i oppgang må styret minne alle beboere om hva som står i vedtekter og ordensregler.
Vedtak: Styret ber alle beboere om å ta en gjennomgang av ting og utstyr som ikke er oppbevart inne i bod eller står i oppgang. Vær oppmerksom på at spiselige ting som f.eks mat/dyrefor IKKE skal oppbevares i garasjen da det tiltrekker seg mus andre skadedyr.
Haugentunet Sameie
Sted: Haugentunet 12A, 3560 Hemsedal
Styremedlemmer til stede:Anita Pettersen, Oskar Sunde, Hilde Dahl, Reidar Arthur Woldengen
Tidspunkt: 13.06.2023 kl: 18:00 - 20:00
Kommentar: Anita og Oskar på møte hos Hilde, Reidar på Teams
01 - Ferdigattest
Møteforberedende notat:
Status for ferdigattest.
Notat:
Tak i sluse bygg 4 må utbedres og ny brannvarsler må settes opp.
Vi venter på O-plan for at ferdigattest skal komme.
EloTec har fått feil tegninger som er årsaken til at dette ikke er klart ennå.
02 - El-bil lading
Sameiet Haugentunet må ha elbilading?
Møteforberedende notat:
Status for elbil lading.
Engangsbetaling for dette.
Notat:
Bruse ved Steinar Medhus er kontaktet og de skal sette igang med infrastruktur i garasjen så fort som mulig.
03 - Rehabilitering av bygg 2 og bygg 5
Bygg 2 og 5 trenger og beises.
Lekter på veranda på bygg 2 og 5 skal fjernes av malerfirma.
Sota film på glassvegg. Farvekode på film må godkjennes av styret.
Møteforberedende notat:
Lånet er innvilget.
Kontrakt fra maler må gjennomgåes og signeres.
Notat:
Lån er innvilget. Tilbudet må gjennomgåes slik at vi er enig med malefirma.
04 - Fordeling av arbeid i styret.
Hvem gjør hva?
Møteforberedende notat:
Fordeling av arbeidsoppgaver.
Notat:
Arbeid i styret blir godt fordelt mellom styremedlemmene.
Reidar har jobben med elbil lading .
Kontakt Reidar på mobil 91657100 hvis du vil har lading på din parkeringsplass i garasjen.
05 - Utgifter i Sameie
Alle utgifter må godkjennes av styret
Møteforberedende notat:
Gjennomgå rutiner for godkjenning av jobber/bestillinger som genererer en utgift/faktura til
Haugentunet Sameie.
Forslag til vedtak:
Alle medlemmer av styret må godkjenne innkjøp som genererer en faktura til Sameie
06 - Påbygg av vegg til gang for 12B
Fekene i 12B ønsker å utvide leiligheten med en gang slik det er i 12A
Møteforberedende notat:
Avslutte denne saken fra styrets side.
Forslag til vedtak:
Årsmøtet godkjente at 12B kan få kjøpt av fellesområde til bygging av gang.
Styret er nå ferdig med denne saken.
07 - Dugnad 2023
Vi ser på vårens dugnad.
Møteforberedende notat:
Evaluering av vårens dugnad.
Forslag til vedtak:
17 av 36 leiligheter møtte opp.
Neste år bør dato komme tidligere slik at flere kan være med.
Ved senere dugnader skal styret være flinkere til å fordele jobber og dugnads deltakere skal få tildelt jobber fra en arbeidsliste som styret har utarbeidet.
08 - Gass
Fakturering av gass 2023
Møteforberedende notat:
Har Reidar fått inn alt av opplysninger fra beboere med gass.
Notat:
Gass for 1. halvår er iorden.
09 - Vegg i gang 1.etasje bygg 3
Uferdig jobb etter å ha tatt bort vindu.
Møteforberedende notat:
Status på denne mangelen.
Forslag til vedtak:
Dette er utbedret og OK
10 - Styret.com / Nettsider for Haugentunet Sameie
Informasjon om nettside via Styret.com
Alle som sitter i styret bør gjennomgå kurs via Styret.com
Disse kursene er gratis
Møteforberedende notat:
Styremedlemmer bør melde seg på kurs.
Notat:
Styremedlemmer sjekker hvilke kurs som er aktuelle og melder seg på ved behov.
11 - Lås av dører
Hvert bygg har ansvar for å låse sine bygg. Det er ikke vi i styret som har ansvar for dette.
Møteforberedende notat:
Må få et system som gjør at det blir stengt ned til garasjen.
Forslag til vedtak:
Vi bytter lås til smekklås i ytterdør i bygg 4.
12 - Kompostbinge
Noen beboere har etterlyst kompost binge
Møteforberedende notat:
Kompostbinge kan settes opp bak trafostasjon
Forslag til vedtak:
Reidar har satt 4 pallevegger bak trafo.
Fint om noen av de som vil ha kompostbinge tar ansvar for å sette opp dette bak trafo. Styret vil ikke stå for drift av denne kompostbingen eller evt. kostnader som måtte komme ifm etablering eller drift.
Haugentunet Sameie
Protokoll, styremøte 13.04.2023
Til stede i møtet:Anita Pettersen, Hilde Dahl, Reidar Arthur Woldengen
Sted: Hilde Dahl Haugentunet 12A, 3560 Hemsedal
Tidspunkt: 13.04.2023 kl: 17:00 - 19:00
(01) - Årsmøte 2022
Bakgrunn:
Årsmøte 2022 forbredelser
Møteforberedende notat:
Forberede årsmøte
Vedtak:
På grunn av at regnskapsfører ikke kan delta på årsmøte 20. april må vi utsette årsmøte til 11. mai klokken 18:00. Til opplysning så er det ingen andre saker enn det som står på agendaen som skal tas opp på et årsmøte. Andre saker bes legges i styrets postkasse til neste styremøte.
(02) - Rehabilitering av bygg 2 og bygg 5
Bakgrunn:
Bygg 2 og 5 trenger og beises.
Lekter på veranda på alle bygg må skiftes ut.
Møteforberedende notat:
Status rehabilitering
Notat:
Vi venter på flere tilbud vedr rehabilitering (maling) av bygg 2 og 5.
(03) - Ny lekkasje i garasje
Bakgrunn:
På grunn av snøsmelting har vi fått lekkasje i garasjen pånytt.
Møteforberedende notat:
Ny lekkasje i garasje
Notat:
Utbygger har vært på befaring 13. april 2023 og funnet ut hvor lekkasjen er.
Det har blitt foretatt midlertidig reparasjon, men fullstendig reparasjon kan ikke gjøres før til våren pga tele i bakken.
Tak i sluse i bygg 4 vil bli byttet ifm reparasjon som skjer til våren.
Haugentunet Sameie
Protokoll, styremøte 28.03.2023
Til stede i møtet:Anita Pettersen, Hilde Dahl, Reidar Arthur Woldengen
Sted: Haugentunet 12A hos Hilde
Tidspunkt: 28.03.2023 kl: 18:00 - 21:30
Kommentar: Karin Follesø deltok ikke på møtet
.
(01) - Parkering - kommunen Standard
Bakgrunn:
Kommunen vil ta i bruk parkeringsplassen som de eier.
Møteforberedende notat:
Representant fra kommunen skal komme for å informere om hva som skal skje med denne plassen.
Notat:
Det var en befaring med kommunen 27. mars hvor det ble informert om at kommunen skal benytte vår gjesteparkering mot Trøymshallen. Det betyr at vi mister det området til parkering. Dette vil skje etter påske og fram til skolestart.
På grunn av dette oppfordrer styret til at alle som har parkeringsplass i kjelleren benytter denne.
(02) - Ferdigattest
Bakgrunn:
Møteforberedende notat:
Hva gjenstår nå ?
Notat:
Situasjonsplan, reseksjonerings og o-plan må være i samsvar med hverandre før vi kan få ferdigattest.
Vi er i dialog med utbygger og kommunen for å få dette iorden.
(03)- El-bil lading
Bakgrunn:
Sameiet Haugentunet må ha elbilading?
Møteforberedende notat:
Venter på ny kontaktperson fra Bruse.
Notat:
Venter fremdeles på ny kontaktperson fra Bruse.
Det er fortsatt ikke forsent å bestille ladekontakt til fordelaktig pris.
(04)- Tilbud på låssystem til dørene
Bakgrunn:
Noen beboere i alle 4 byggene vil gjerne ha ytterdører låst hele døgnet.
Møteforberedende notat:
Hva er status på dette ?
Notat:
Styret vurderer å hente inn tilbud på kamera overvåkning isteden i tillegg til smekklås i bygg4.
(05) - Rehabilitering av bygg 2 og bygg 5
Bakgrunn:
Bygg 2 og 5 trenger og beises.
Lekter på veranda på alle bygg må skiftes ut.
Møteforberedende notat:
Styret har spurt om tilbud på jobben. Hva er status ?
Notat:
Styret har fått inn ett tilbud på dette, men venter på flere tilbud.
(06)- Vedtekter Haugentunet Sameie
Bakgrunn:
Endring av eksisterende vedtekter
Møteforberedende notat:
Gå igjennom vedtekter/ordensregler for å se om noe skal endres.
Notat:
Vedtekter og ordensregler er gjennomgått og blir sendt ut i god tid før årsmøtet.
(07)- Årsmøte 2022
Bakgrunn:
Årsmøte 2022 forbredelser
Møteforberedende notat:
Gjennomgåelse av saker og forbredelse som skal tas opp på årsmøtet.
Kamraovervåkning i garasjen pga at ting blir borte
Nye styremedlemmer ?
Gang i 12B
Notat:
Styret er godt igang med forberedelse av årsmøte.
Fristen for innlevering til saker til årsmøtet var 15. mars, og styret har mottatt 1 sak.
(08)- Garasjeport
Bakgrunn:
Ved inn og utkjøring av garasjen.
Møteforberedende notat:
Ved inn og utkjøring av garasjen MÅ porten ikke åpnes før du er ved porten
Notat:
Ved inn og utkjøring av garasjen MÅ porten ikke åpnes før du er ved porten. Årsaken til det er at noen andre beboere kan være på vei inn døra i porten.
Reparatør som var her sist fortalte at hele porten kan stoppe opp og i verste fall får vi den ikke opp eller ned. Fint om alle følger dette slik at vi slipper unødvendige utgifter på garasjeporten vår.
Haugentunet Sameie
Protokoll, styremøte 06.02.2023
Til stede i møtet:Anita Pettersen, Hilde Dahl, Reidar Arthur Woldengen
Sted: Haugentunet 12A, 3560 Hemsedal
Tidspunkt: 06.02.2023 kl: 18:00 - 21:00
Kommentar: Karin Follesø deltok ikke på møtet.
(01) - Ferdigattest
Bakgrunn: Sameiet Haugentunet må ha en ferdigattest
Møteforberedende notat: Det er brannvarsling og o-plan som gjenstår.
Notat:
Brannvarslings systemet skal nå være på plass og iorden
Det som gjenstår nå er en o-plan.
(02) - El-bil lading
Bakgrunn: Sameiet Haugentunet må ha elbilading?
Møteforberedende notat: Status på elbil lading
Notat:
Kontaktperson hos Bruse har sluttet og det har ikke vært mulig å få tak i ny kontaktperson.
Daglig leder hos Bruse har ikke respondert på våre henvendelser.
Det jobbes med saken.
(03) - Vindu i taket
Bakgrunn: Søknad om vindu i tak i bygg 2
Møteforberedende notat: Seksjon 11A i bygg 2 ønsker å sette inn 2 takvinduer ut mot gårdsplassen.
Siden Sameiet Haugentunet såvidt har fått godkjent taket med for svake takstoler, må dette utredes.
Forslag til vedtak: Dette må utredes av en fagperson fra SOS Brannkonsult og Grepa Takst for å sjekke om taket tåler slike inngrep. Søknaden må også godkjennes av kommunen. Utgifter ifm dette må dekkes av seksjonseier.
(04) - Påbygg av vegg til gang for 12B
Bakgrunn: Fekene i 12B ønsker å utvide leiligheten med en gang slik det er i 12A
Møteforberedende notat: Da flere andre seksjoner i sameiet har fått tillatelse til dette av tidligere styrer, kan ikke vi i styret gjøre annet enn å gi tillatelse til utvidelse i 12B i bygg 5.
Notat:
Siden vi må ta m2 av fellesareal må dette stemmes over på årsmøte.
I etterkant av styremøte 9. januar 2023 kom eier av seksjon 10B med en innsigelse mot utvidelse av gang for seksjon 12B. Vi beklager at dette ikke kom med på referatet.
(05) - Deltagelse i arbeid og oppmøte av styremedlemmer
Bakgrunn: Fravær styremøter uten gyldig grunn.
Skjevfordeling av arbeidsoppgaver på styremedlemmer
Møteforberedende notat:
En av medlemmene i styret har ikke deltatt hverken på styremøte eller jobbet med styreoppgaver. Dette må tas hensyn til ved utbetaling av styrehonerar.
Notat:
For å få utbetalt styrehonerar må oppmøte på styremøter være på minst 75%
Arbeidsoppgaver blir fordelt på styremøter.
(06) - Framleie
Bakgrunn: Det er kommet inn flere klager på fremleie av leilighet i bygg 2
Møteforberedende notat: En leilighet blir leid ut via Airbnb og Booking.com. Flere har klaget på dette.
Notat:
Det må lages nye regler i våre vedtekter som må stemmes over på årsmøte.
I etterkant av styremøte 6. februar 2023 har det kommet en innsigelse fra eier av seksjon som leier ut via Airbnb og Booking.com
(07) - Vedtekter Haugentunet Sameie
Bakgrunn: Endring av eksisterende vedtekter
Møteforberedende notat: Evt. nye vedtekter må være klare før årsmøte
Notat:
Det vil bli tatt en full gjennomgang av våre vedtekter av styret før årsmøtet.
Det er fritt for alle å komme med forslag til nye vedtekter som kan legges i sameiets postkasse.
(08) - Vaktmester
Bakgrunn: Hvordan går det uten en vaktmester? Tar de «ansvarlige» i hvert bygg ansvar?
Må vi ha en vaktmester.
Møteforberedende notat: Mye av vaktmester arbeidet har blitt utført av medlemmer i styret.
Hvis vi skal fortsette uten lønnet vaktmester må andre beboere bidra mer.
Notat:
Grunnet dårlig økonomi ser det ut til at vi må fortsette uten lønnet vaktmester ett år til, men det fordrer at flere beboere må bidra mer slik at alt ikke faller på styremedlemmer.
(09) 2023-05 - Rehabilitering av bygg 2 og bygg 5
Bakgrunn: Bygg 2 og 5 trenger og beises.
Lekter på veranda på alle bygg må skiftes ut.
Møteforberedende notat: Hvordan finansiere denne rehabiliteringen.
Notat:
Bygg2 og Bygg5 står for tur til å beises.
Styret vil innhente anbud på dette.
Dette vil etter all sansynlighet finansieres ved låneopptak.
(10) - Årsmøte for 2022
Bakgrunn: Årsmøte for 2022 forbredelser
Møteforberedende notat: Styret forbereder årsmøte som planlegges til uke16.
Notat:
Styret forbereder årsmøte som planlegges til uke16. Dato kommer senere.
Frist for innmelding av saker til årsmøte er 15. mars 2023 må leveres skriftelig.
Vi gjør oppmerksom på at det bare er saker som er nevnt i innkallingen som kan behandles på
årsmøte. Det vil bli valg av nye styremedlemmer på årsmøtet. Du kan foreslå deg selv eller andre kandidater.
(11) - Utgifter i Sameie
Bakgrunn: Alle utgifter må godkjennes av styret
Møteforberedende notat: Noen beboere har kontaktet leverandører som har generert en utgift for Sameie
Notat:
Noen beboere har kontaktet leverandører som har generert en utgift for Sameie uten styret sin
samtykke.
Det er kun ett samlet styre som skal godkjenne en jobb i Sameiet som genererer en utgift .
STYREMØTE 9.JANUAR 2023
Haugentunet Sameie
Protokoll, styremøte 09.01.2023
Til stede i møtet:Anita Pettersen, Hilde Dahl, Reidar Arthur Woldengen
Sted: Hos Hilde
Tidspunkt: 09.01.2023 kl: 18:00 - 21:30
Kommentar: Karin Follesø deltok ikke på møtet
(01) - Ferdigattest
Bakgrunn: Haugentunet Sameie må ha ferdigattest
Notat:
Elotec skal komme i løpet av januar og da skal brannanlegg testes en siste gang.
Etter at Elotec har testet ferdig og brannanlegget vårt virker ok bør ferdigattest ikke være langt unna.
(02) - El-bil lading
Bakgrunn: Alle sameier/borettslag blir pålagt å ha elbil lading
Notat:
Det er Bruse som er ansvarlig for vår el-bil lading i garasjen.
Alle parkeringsplasser i garasjen vil få tilrettelagt infrastruktur for lading av elbil. Betaling for dette vil komme som en engangs innbetaling til alle seksjonseiere. For seksjonseiere som i tillegg vil installere elbil lader, må kontakte Reidar Woldengen på tlf 91657100 med en gang slik at han kan sette dette i bestilling.
(03) - Vedtekter Haugentunet Sameie
Bakgrunn: Endring av eksisterende vedtekter
Møteforberedende notat: Vedtekter må endres og være klare til årsmøte 2023
Notat:
Styret vil gå gjennom Haugentunet Sameie sine vedtekter. Dette må gjøres da det har kommet inn klager på forskjellige områder innen våre vedtekter.
(04) - Salg/leie av garasjeplass
Bakgrunn: Lage salgs annonse for å selge 2 stk garasje plasser.
Ett annet alternativ er å leie ut plassene
Notat:
Salg av garasjeplasser blir igangsatt så fort ferdigattest foreligger.
Styret ønsker å få kontraktfestet leie av garasjeplasser.
Leie for en parkeringsplass er idag 300,00 pr. mnd. Leieprisen vil fra 1. mai 2023 øke til 400,00 pr
mnd. For døgnleie er prisen satt til 100,00. Kontakt styret om du ønsker å leie en plass.
(05) - Vindu i taket
Bakgrunn: Søknad om vindu i tak i bygg 2
Notat:
Her har styret undersøkt, og fått anbefaling om at det må en foretas en brannteknisk vurdering. Årsak er at takkonstruksjonen på våre 4 bygg er helt på kanten slik det er i dag. Det er faktisk så vidt vi har fått godkjent taket slik det er nå. Styret har blitt tipset om at Thorfinn Sletto kan kontaktes til denne jobben. Siden dette muligens er å betrakte som en fasadeendring også, bør kommunen kontaktes for å avklare dette.
(06) - Framleie
Bakgrunn: Det er kommet inn flere klager på fremleie av leilighet i bygg 2
Notat:
Det har kommer bekymringsmeldinger vedr utleie av leilighet i bygg2 via airbnb og Booking.com. Årsak til dette, går på sikkerhet i forhold til brann. I tillegg ser det ut til at uvedkommende får tilgang til fellesområde i bygg og garasje.
Vedtak: Styret tar juridisk kontakt for veiledning
(07) - Påbygg av vegg til gang for 12B
Bakgrunn: Fekene i 12B ønsker å utvide leiligheten med en gang slik det er i 12A
Møteforberedende notat: 12B ønsker å utvide leiligheten med en gang slik det er i 12A.
Eier av 10B har innvending mot utbygging med begrunnelse at det blir mindre lys inn i soverom.
Notat: Angående salg av fellesareal til Odd Fekene i 12B. Rommet som vender mot fellesareal kan ikke defineres som soverom, da et soverom skal være på minst 7 m2. Dette rommet er på 5,9 m2 , og betegnes da som en alkove. Alkove har ikke samme krav som soverom når det gjelder utsyn og dagslys.
(08) - Lås av dører
Bakgrunn: Hvert bygg har ansvar for å låse sine bygg. Det er ikke vi i styret som har ansvar for dette.
Forslag til vedtak: Styret kjøper inn kodelås til kjellerdør i bygg 4 og 5.
Det blir da kode for å komme inn i garasjen via bygg4 og 5.
Notat:
Bygg 2 og 3 må bli flinkere til å holde ytterdør låst. Bygg 4 har ikke smekklås, så der er det litt vanskeligere å holde døren låst. Lås av ytterdør fungerer bra i bygg5
(09) - Deltagelse på styremøte
Bakgrunn: Fravær styremøter uten gyldig grunn
Notat:
For å ha et effektivt styre, er vi avhengig av at alle styremedlemmer møter på minst 75% av møtene. I tillegg må tildelte arbeidsoppgaver gjennomføres slik at styresaker og andre gjøremål som dukker opp blir tatt fortløpende.